Виртуальная комната данных, широко известная как VDR, — это функция, позволяющая пользователям хранить, обмениваться и получать доступ к офисным документам и другому важному контенту в безопасной среде.
С ее помощью можно делиться конфиденциальной информацией с кем угодно, включая коллег, сотрудников, инвесторов, клиентов и третьих лиц, более централизованно и безопасно, чем при отправке электронных писем с вложенными файлами.
Основная задача VDR — предотвратить несанкционированный доступ к важным документам и данным, сохранив их в постоянном доступе для авторизованных пользователей.
Хотя существует множество поставщиков программного обеспечения для VDR, предлагающих различные услуги, большинство популярных платформ для виртуальных комнат данных работают в облаке.
Тем не менее, у пользователей Linux есть несколько достойных вариантов, которые они могут развернуть локально на своих серверах и пользоваться всеми преимуществами VDR, не передавая свои данные облачным провайдерам.
В этой статье вы найдете 3 лучших решения для виртуальных комнат данных, доступных для локального развертывания на Linux. Важно отметить, что все выбранные решения имеют открытый исходный код.
Преимущества VDR для пользователей Linux
Виртуальные комнаты данных в основном используются для финансовых операций, юридического документооборота, корпоративного управления и других бизнес-процессов, требующих высочайшего уровня безопасности и конфиденциальности данных.
Благодаря специфической природе VDR, они предлагают множество преимуществ, которые повышают безопасность и производительность. Ниже приведен краткий обзор того, что обычно предоставляют виртуальные комнаты данных:
- Повышенная безопасность — VDR уделяют особое внимание безопасности и конфиденциальности данных, поэтому такие инструменты, как шифрование данных, гибкие разрешения на доступ, роли пользователей и ограниченное время жизни файлов, довольно распространены в таких платформах. При правильной настройке и использовании виртуальная комната данных может гарантировать, что ваши файлы будут храниться в безопасном месте.
- Более эффективная совместная работа. — Платформы VDR могут значительно улучшить процессы взаимодействия между командами и третьими сторонами, независимо от их физического местонахождения. Встроенные функции, такие как уведомления в реальном времени, ссылки с истекающим сроком действия и инструменты совместного редактирования документов, помогают всем держать руку на пульсе и быть на одной волне при работе над важным проектом.
- Улучшенный документооборот — VDR полностью заменяют традиционные физические комнаты данных, что позволяет сократить расходы на печать и административные расходы. Вся конфиденциальная информация хранится в частной сети, а такие инструменты, как автоматическое индексирование, теги и фильтрация, облегчают поиск нужного файла и поддерживают его доступность.
- Расширенная доступность — развернутые на частном сервере, VDR могут быть легко доступны из любого места, если у вас есть подключение к Интернету, что означает, что другие люди и вы можете сотрудничать друг с другом и получать доступ к одним и тем же файлам независимо от вашего местонахождения.
Теперь, когда вы знаете, что означает концепция виртуальной комнаты данных, давайте рассмотрим некоторые из лучших самостоятельных платформ такого рода для пользователей Linux.
ONLYOFFICE DocSpace
ONLYOFFICE DocSpace — это соответствующая GDRP платформа управления документами с открытым исходным кодом и функциями совместной работы, которая доступна для развертывания в облаке или на локальном Linux-сервере с использованием различных вариантов, включая Docker и DEB/RPM-пакеты.
ONLYOFFICE DocSpace — это комнатная среда хранения документов, которая позволяет командам и предприятиям хранить, управлять и совместно работать с текстовыми документами, электронными таблицами, презентациями, цифровыми формами и PDF-файлами.
Еще одно преимущество — встроенный AI-помощник на базе ChatGPT, который генерирует тексты и изображения, ищет информацию, извлекает ключевые слова, создает текстовые резюме, переводит и находит синонимы всего за несколько кликов.
В ONLYOFFICE DocSpace пользователи могут создавать комнаты различных типов в зависимости от их назначения. Каждая комната DocSpace подразумевает определенные уровни разрешений доступа, которые могут быть предоставлены любому пользователю, а также гибкую систему ролей пользователей для более эффективного управления доступом.
Тип комнаты VDR доступен в ONLYOFFICE DocSpace с версии 3.0. VDR в DocSpace гарантирует безопасное хранение документов и работу с конфиденциальной информацией.
При работе в виртуальной комнате данных вы можете активировать автоматическое индексирование, отслеживать все содержимое, изменяемое другими людьми, и генерировать сводные отчеты о файловой структуре комнаты, чтобы держать все под контролем.
Что касается функций безопасности VDR, то пользователи DocSpace могут защищать конфиденциальные файлы водяными знаками, устанавливать определенный срок жизни файлов, а также ограничивать возможность загрузки и копирования файлов.
Кроме того, платформа DocSpace применяет стандарт шифрования AES-256 для защиты данных в состоянии покоя и обеспечивает двухфакторную аутентификацию и настройки ограничения IP-адресов для предотвращения несанкционированного доступа.
Будучи VDR с открытым исходным кодом, ONLYOFFICE DocSpace имеет бесплатную версию для сообщества, которая идеально подходит для личного использования и небольших команд. Более крупные компании могут приобрести пожизненную лицензию корпоративной версии, которая обеспечивает доступ к профессиональной технической поддержке.
Papermark
Papermark — еще одно решение с открытым исходным кодом в нашем списке. В двух словах, это безопасная платформа для хранения документов и данных, предоставляющая функции совместного использования файлов в сочетании с инструментами аналитики в режиме реального времени. Предприятия и команды могут использовать Papermark в качестве инфраструктуры для отслеживания документов и доступа к виртуальным комнатам данных.
Виртуальные комнаты данных Papermark позволяют хранить и обмениваться несколькими файлами в одном месте. Среди других возможностей — различные разрешения на использование ссылок, настраиваемые домены виртуальных комнат данных и пользовательский брендинг, который позволяет настроить дизайн каждой VDR под свой бренд.
Чтобы защитить конфиденциальные данные в VDR, пользователи Papermark могут наносить водяные знаки, использовать парольную защиту и проверку электронной почты, включать разрешения на основе ролей и устанавливать сроки действия.
Что касается аналитики, то Papermark позволяет контролировать взаимодействие отдельных пользователей с каждой страницей документов, предоставляя подробную обратную связь.
Чтобы начать работу с Papermark, пользователи Linux могут подписаться на один из доступных облачных тарифных планов или самостоятельно установить его на хостинг, клонировав соответствующий репозиторий GitHub и следуя официальным инструкциям по настройке. Самостоятельная версия Papermark бесплатна, но имеет ограниченный функционал.
Pydio Cells
Pydio Cells также относится к категории программ с открытым исходным кодом, исходный код которых доступен на GitHub.
В целом, это самораспространяемая платформа для обмена документами и совместной работы для тех пользователей Linux, которым нужны сложные функции обмена документами и инструменты для совместной работы, все в одном месте.
Pydio Cells предоставляет возможность работать с конфиденциальными данными и обрабатывать транзакции с помощью функции VDR. Виртуальные комнаты данных в этой платформе опираются на расширенные возможности контроля доступа, надежное шифрование данных и инструменты восстановления.
Все ваши контракты, юридические документы и любые другие важные файлы всегда находятся под вашим контролем благодаря функциям отслеживания активности — вы всегда можете видеть, кто получает доступ, просматривает, редактирует, скачивает и делится вашими файлами, а также определить их местоположение.
В VDR Pydio реализована технология поиска на основе искусственного интеллекта, позволяющая быстро найти все, что вам нужно, по названию документа и отдельным ключевым словам. Работая в виртуальных комнатах данных, вы можете обмениваться файлами с другими людьми, вносить правки в режиме реального времени и отслеживать изменения с помощью функции контроля версий.
Хотя у Pydio есть бесплатная версия, некоторые важные функции VDR доступны только в платных версиях.
Заключительные размышления
Поскольку функция VDR необходима для многих бизнес-сценариев, иногда она может пригодиться и для личного использования. Если вам нужна платформа VDR для вашего проекта, не стоит полагаться на облачных провайдеров. Виртуальные комнаты данных доступны и для пользователей Linux, которые могут выбрать одно из нескольких решений с открытым исходным кодом.
Если вы принадлежите к крупной компании, то лучшим выбором для вас будет коммерческая версия, размещаемая самостоятельно. Но если ваша команда небольшая и ресурсы ограничены, вы можете выбрать бесплатную версию любой из перечисленных выше платформ.
