Віртуальна кімната даних, широко відома як VDR, – це функція, що дає змогу користувачам зберігати, обмінюватися й отримувати доступ до офісних документів та іншого важливого контенту в безпечному середовищі.
З її допомогою можна ділитися конфіденційною інформацією з ким завгодно, включно з колегами, співробітниками, інвесторами, клієнтами та третіми особами, більш централізовано та безпечно, ніж під час надсилання електронних листів із вкладеними файлами.
Основне завдання VDR – запобігти несанкціонованому доступу до важливих документів і даних, зберігши їх у постійному доступі для авторизованих користувачів.
Хоча існує безліч постачальників програмного забезпечення для VDR, що пропонують різні послуги, більшість популярних платформ для віртуальних кімнат даних працюють у хмарі.
Проте, у користувачів Linux є кілька гідних варіантів, які вони можуть розгорнути локально на своїх серверах і користуватися всіма перевагами VDR, не передаючи свої дані хмарним провайдерам.
У цій статті ви знайдете 3 найкращі рішення для віртуальних кімнат даних, доступних для локального розгортання на Linux. Важливо зазначити, що всі обрані рішення мають відкритий вихідний код.
Переваги VDR для користувачів Linux
Віртуальні кімнати даних здебільшого використовуються для фінансових операцій, юридичного документообігу, корпоративного управління та інших бізнес-процесів, що вимагають найвищого рівня безпеки та конфіденційності даних.
Завдяки специфічній природі VDR, вони пропонують безліч переваг, які підвищують безпеку і продуктивність. Нижче наведено короткий огляд того, що зазвичай надають віртуальні кімнати даних:
- Підвищена безпека – VDR приділяють особливу увагу безпеці та конфіденційності даних, тому такі інструменти, як шифрування даних, гнучкі дозволи на доступ, ролі користувачів і обмежений час життя файлів, досить поширені в таких платформах. При правильному налаштуванні та використанні віртуальна кімната даних може гарантувати, що ваші файли будуть зберігатися в безпечному місці.
- Більш ефективна спільна робота. – Платформи VDR можуть значно поліпшити процеси взаємодії між командами та третіми сторонами, незалежно від їхнього фізичного місцезнаходження. Вбудовані функції, як-от сповіщення в реальному часі, посилання з терміном дії, що спливає, та інструменти спільного редагування документів, допомагають усім тримати руку на пульсі та бути на одній хвилі під час роботи над важливим проєктом.
- Покращений документообіг – VDR повністю замінюють традиційні фізичні кімнати даних, що дає змогу скоротити витрати на друк і адміністративні витрати. Уся конфіденційна інформація зберігається в приватній мережі, а такі інструменти, як автоматичне індексування, теги та фільтрація, полегшують пошук потрібного файлу і підтримують його доступність.
- Розширена доступність – розгорнуті на приватному сервері, VDR можуть бути легко доступні з будь-якого місця, якщо у вас є підключення до Інтернету, що означає, що інші люди і ви можете співпрацювати один з одним і отримувати доступ до одних і тих самих файлів незалежно від вашого місцезнаходження.
Тепер, коли ви знаєте, що означає концепція віртуальної кімнати даних, давайте розглянемо деякі з найкращих самостійних платформ такого роду для користувачів Linux.
ONLYOFFICE DocSpace
ONLYOFFICE DocSpace – це відповідна GDRP платформа управління документами з відкритим вихідним кодом і функціями спільної роботи, що доступна для розгортання в хмарі або на локальному Linux-сервері з використанням різних варіантів, включно з Docker і DEB/RPM-пакетами.
ONLYOFFICE DocSpace – це кімнатне середовище зберігання документів, що дає змогу командам і підприємствам зберігати, керувати та спільно працювати з текстовими документами, електронними таблицями, презентаціями, цифровими формами та PDF-файлами.
Ще одна перевага – вбудований AI-помічник на базі ChatGPT, який генерує тексти та зображення, шукає інформацію, витягує ключові слова, створює текстові резюме, перекладає та знаходить синоніми лише за кілька кліків.
В ONLYOFFICE DocSpace користувачі можуть створювати кімнати різних типів залежно від їхнього призначення. Кожна кімната DocSpace передбачає певні рівні дозволів доступу, які можуть бути надані будь-якому користувачеві, а також гнучку систему ролей користувачів для ефективнішого управління доступом.
Тип кімнати VDR доступний в ONLYOFFICE DocSpace з версії 3.0. VDR у DocSpace гарантує безпечне зберігання документів і роботу з конфіденційною інформацією.
Під час роботи у віртуальній кімнаті даних ви можете активувати автоматичне індексування, відстежувати весь вміст, що змінюється іншими людьми, і генерувати зведені звіти про файлову структуру кімнати, щоб тримати все під контролем.
Що стосується функцій безпеки VDR, то користувачі DocSpace можуть захищати конфіденційні файли водяними знаками, встановлювати певний термін життя файлів, а також обмежувати можливість завантаження і копіювання файлів.
Крім того, платформа DocSpace застосовує стандарт шифрування AES-256 для захисту даних у стані спокою і забезпечує двофакторну автентифікацію та налаштування обмеження IP-адрес для запобігання несанкціонованому доступу.
Будучи VDR з відкритим вихідним кодом, ONLYOFFICE DocSpace має безплатну версію для спільноти, яка ідеально підходить для особистого використання та невеликих команд. Більші компанії можуть придбати довічну ліцензію корпоративної версії, яка забезпечує доступ до професійної технічної підтримки.
Papermark
Papermark – ще одне рішення з відкритим вихідним кодом у нашому списку. У двох словах, це безпечна платформа для зберігання документів і даних, що надає функції спільного використання файлів у поєднанні з інструментами аналітики в режимі реального часу. Підприємства і команди можуть використовувати Papermark як інфраструктуру для відстеження документів і доступу до віртуальних кімнат даних.
Віртуальні кімнати даних Papermark дають змогу зберігати та обмінюватися кількома файлами в одному місці. Серед інших можливостей – різні дозволи на використання посилань, настроювані домени віртуальних кімнат даних і користувацький брендинг, який дає змогу налаштувати дизайн кожної VDR під свій бренд.
Щоб захистити конфіденційні дані у VDR, користувачі Papermark можуть наносити водяні знаки, використовувати парольний захист і перевірку електронної пошти, вмикати дозволи на основі ролей і встановлювати терміни дії.
Що стосується аналітики, то Papermark дає змогу контролювати взаємодію окремих користувачів із кожною сторінкою документів, надаючи детальний зворотний зв’язок.
Щоб почати роботу з Papermark, користувачі Linux можуть підписатися на один із доступних хмарних тарифних планів або самостійно встановити його на хостинг, клонувавши відповідний репозиторій GitHub і дотримуючись офіційних інструкцій з налаштування. Самостійна версія Papermark безкоштовна, але має обмежений функціонал.
Pydio Cells
Pydio Cells також належить до категорії програм з відкритим вихідним кодом, вихідний код яких доступний на GitHub.
Загалом, це саморозповсюджувана платформа для обміну документами та спільної роботи для тих користувачів Linux, яким потрібні складні функції обміну документами та інструменти для спільної роботи, все в одному місці.
Pydio Cells надає можливість працювати з конфіденційними даними та обробляти транзакції за допомогою функції VDR. Віртуальні кімнати даних у цій платформі спираються на розширені можливості контролю доступу, надійне шифрування даних та інструменти відновлення.
Усі ваші контракти, юридичні документи та будь-які інші важливі файли завжди перебувають під вашим контролем завдяки функціям відстеження активності – ви завжди можете бачити, хто отримує доступ, переглядає, редагує, викачує та ділиться вашими файлами, а також визначити їхнє місце розташування.
У VDR Pydio реалізовано технологію пошуку на основі штучного інтелекту, що дає змогу швидко знайти все, що вам потрібно, за назвою документа й окремими ключовими словами. Працюючи у віртуальних кімнатах даних, ви можете обмінюватися файлами з іншими людьми, вносити правки в режимі реального часу і відстежувати зміни за допомогою функції контролю версій.
Хоча у Pydio є безкоштовна версія, деякі важливі функції VDR доступні тільки в платних версіях.
Прикінцеві роздуми
Оскільки функція VDR необхідна для багатьох бізнес-сценаріїв, іноді вона може стати в пригоді і для особистого використання. Якщо вам потрібна платформа VDR для вашого проєкту, не варто покладатися на хмарних провайдерів. Віртуальні кімнати даних доступні і для користувачів Linux, які можуть вибрати одне з декількох рішень з відкритим вихідним кодом.
Якщо ви належите до великої компанії, то найкращим вибором для вас буде комерційна версія, що розміщується самостійно. Але якщо ваша команда невелика і ресурси обмежені, ви можете вибрати безкоштовну версію будь-якої з перерахованих вище платформ.
